Hinweise zur elektronischen Kommunikation
Die Stadt Hallenberg bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation an.
Hierfür wurden im Sinne des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) die erforderlichen Zugänge eingerichtet, über die auch rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadtverwaltung gesendet werden können.
Bei der elektronischen Kommunikation ist zu unterscheiden zwischen formfreien Vorgängen (gültig ohne Unterschrift) und formgebundenen Vorgängen (gültig nur mit Unterschrift).
A | Formfreie Kommunikation
1. E-Mail
Für eine formfreie Kommunikation, somit für Anfragen und Anliegen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen (z.B. allgemeine Anfragen, Terminanfragen, Hinweise und Beschwerden, etc.), ist keine digitale Signatur erforderlich. Solche Nachrichten können per einfacher E-Mail an das zentrale Postfach der Stadt Hallenberg übersendet werden
Darüber hinaus können E-Mails an alle in unserem Internetangebot aufgeführten E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesendet werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass solche Nachrichten keine Rechtserheblichkeit begründen und ein zeitnaher Abruf nicht gewährleistet werden kann.
2. Verschlüsselung und Signierung von E-Mails
Bei der Versendung von E-Mails erfolgt die Kommunikation mit der Stadt Hallenberg grundsätzlich unverschlüsselt und ohne rechtsverbindliche Signatur.
Nachrichten an das zentrale Postfach der Stadt Hallenberg (info@stadt-hallenberg.de) können jedoch zur Sicherung der Vertraulichkeit signiert sowie verschlüsselt übersendet werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden.
Die Stadt Hallenberg setzt zur Verschlüsselung das sogenannte "PGP" Verfahren ein. Um E-Mails verschlüsseln bzw. signieren zu können, benötigen Sie neben Ihrem privaten Schlüssel den öffentlichen Schlüssel der Stadt Hallenberg. Dieser steht unter folgenden Link zum Download bereit:
3. Bürger-Portal und Kontaktformular
Neben dem E-Mail-Versand stehen folgende weiteren Möglichkeiten zur einfachen Kommunikation mit der Stadt Hallenberg zur Verfügung:
- Nutzung des allgemeinen Kontaktformulars
- Nutzung der digitalen Services/Formulare im Bürger-Portal der Stadt Hallenberg
Bei diesen beiden Übertragungswegen werden die Daten transportverschlüsselt an die Stadt Hallenberg übertragen.
B | Formgebundene Kommunikation
1. Allgemeines
Die Stadt Hallenberg eröffnet einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach den Vorschriften des § 3 Abs. 1 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Sämtliche Hinweise gelten ausschließlich für die elektronischen Kommunikation mit der Stadt Hallenberg und ihrer EInrichtungen, nicht hingegen für Verweise auf Angebote Dritter.
Vorgänge, die im Schriftverkehr einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können, sofern durch Rechtsvorschrift nicht anders bestimmt, schriftform-wahrend eingereicht werden, indem sie
- als Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS VO) versehen und als E-Mail oder De-Mail gesendet werden oder
- indem sie per De-Mail mit der Versandoption nach § 5 Abs. 5 De-Mail-G übersendet werden (absenderbestätigte De-Mail) oder
- über einen Zugang zum elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) mit qualifizierter elektronischer Signatur an das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) der Stadt Hallenberg übersendet werden oder
- über ein besonderes elektronisches Postfach mit qualifizierter elektronischer Signatur an das beBPo der Stadt Hallenberg übersendet werden.
Können übermittelte Dokumente von der Stadtverwaltung nicht bearbeitet werden, werden Sie darüber informiert.
2. Qualifizierte elektronische Signatur
Die Stadt Hallenberg kann aus technischen und organisatorischen Gründen derzeit leider keine qualifizierten elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in dieser elektronischen Form übersendet werden können. Verwenden Sie hierzu bitte die nachfolgend beschriebenen Übertragungswege.
3. De-Mail
Mit De-Mail können verbindliche Rechtsgeschäfte abgeschlossen werden, solange keine besonderen Erfordernisse an die Form des Rechtsgeschäftes bestehen. De-Mail bietet zusätzliche Sicherheit, denn die bei herkömmlicher E-Mail fehlende Nachweisbarkeit des Eingangs ist mit der Nutzung von De-Mail möglich. Unter Verwendung der (durch den De-Mail-Anbieter) qualifiziert elektronisch signierten Versand- und Eingangsbestätigungen können sowohl Sender als auch Empfänger nachweisen, dass eine Nachricht versendet wurde oder eingegangen ist.
Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Angelegenheiten angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.
Die Stadt Hallenberg hat den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der DE-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.
Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet:
post@stadt-hallenberg.de-mail.de
4. Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)
Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind die Kommunen verpflichtet, ab dem 1. Januar 2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) einzurichten.
Seit dem 20. Juli 2021 ist die Stadt Hallenberg mit einem zentralen Postfach an das beBPo angeschlossen. Das Postfach finden Sie im zentralen Adressbuch unter dem Namen „Stadt Hallenberg“. Die Nutzer-ID lautet: DE.Justiz.c4e699ee-2eac-445d-8143-428eec0f372b.297d
Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die vorstehend angegebene De-Mail-Adresse.
Für den Betrieb eines beBPo müssen die technischen und rechtlichen Voraussetzungen gegeben sein. Weitere Informationen zum beBPo finden Sie z.B. auf den Internetseiten des Landes Nordrhein-Westfalen (https://bebpo.nrw.de).
C | Weitere Hinweise zur elektronischen Kommunikation
Wird über einen elektronischen Kommunikationsweg an die Stadt Hallenberg herangetreten, so geht die Stadt Hallenberg davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und/oder verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke eine E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist. Versichern Sie sich gegebenenfalls telefonisch, ob Ihre E-Mail den Adressaten erreicht hat.
1. Unterstützte Dateiformate
Möchten Sie Dateianhänge an die Stadtverwaltung senden, beachten Sie bitte, dass nicht sämtliche auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden können. Folgende Dateiformate werden aktuell unterstützt:
- PDF (Adobe Acrobat)
- DOCX (Microsoft Word)
- XLSX (Microsoft Excel)
- RTF (Rich Text Format)
- PPTX (Microsoft Power Point)
- TXT (Nur-Textformate)
- JPG, GIF (Bilddateien)
Andere als die aufgeführten Dateiformate werden nicht oder nur nach vorheriger Absprache unterstützt. Sie können Dateien jedoch komprimieren und in Archivcontainern zusammenfassen. Hierbei werden die Formate ZIP, RAR und 7z unterstützt. Andere Komprimierungs- und Archivierungsmethoden werden nicht unterstützt. Selbstentpackende Archive (*.exe) und unaufgefordert zugesendete verschlüsselte Archivcontainer werden nicht angenommen.
An die Stadt Hallenberg übersendete E-Mails (inklusive ihrere Dateianhänge) werden automatisiert auf Schadsoftware ("Viren") sowie unerwünschte Werbung ("Spam") untersucht.
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar oder ausführbare Bestandteile enthalten (z. B. Office-Dokumente mit Makros sowie die Dateiformate *.exe und *.bat), werden nicht entgegengenommen, da der Anhang nicht auf Viren und Schadsoftware untersucht werden kann.
Nachrichten, die hierbei als potentiell schadhaft/infiziert eingestuft werden oder die vom Virenschutzprogramm nicht überprüft werden können, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information. E-Mails, die über Mailserver gesendet werden, von denen auch viel unerwünschte Werbung ("Spam") ausgeht, werden ebenfalls abgewiesen. Sie erhalten darüber eine Nachricht. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihren E-Mail-Dienstanbieter.
Sie erhalten in diesem Fall eine Benachrichtigung, dass ihre E-Mail nicht angenommen werden konnte.
2. Maximale Nachrichtengröße
Die Gesamtgröße von E-Mails an die Stadtverwaltung, einschließlich aller Anlagen, ist auf 30 MB begrenzt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.
Sofern die Gesamtgröße der zu übersenden Dateien dieses Limit überschreitet, teilen Sie die Dateianhänge auf mehrere E-Mails auf oder nutzen Sie unter Beachtung der o.g. Vorgaben einen Archivcontainer.